Contratación de servicios (registro proveedores)

 

Es por esta razón que como primer término debe tener claro en cuanto a los contratistas, que los mismos son aquellas personas físicas y/o jurídicas contratadas para la prestación de un servicio, que dicho servicio no debe formar parte de las actividades habituales de la empresa y que se brinda a través de proveedores externos, amparado en un contrato de servicios y su naturaleza jurídica deberá ser de carácter civil o comercial.

 

Toda contratación de este tipo deberá estar respaldada por un contrato escrito, en el cual se estipularán todos los pormenores de la contratación y de la ejecución, así entonces, entre otros, deberá contener: la descripción del bien o servicio a contratar, las obligaciones de ambas partes, forma de retribución económica, etc. 

 

Las contrataciones con proveedores son de dos tipos, de acuerdo a la necesidad de la empresa:

 

A- PLAZO DETERMINADO: Se aplican en caso de necesidades temporales, así como en aquellos casos en que su celebración resulte procedente, conforme a la naturaleza del servicio que va a prestar. Esta contratación se podrá pactar por períodos no mayores a un año y la prórroga deberá ser de uso excepcional. 

 

B- DE EJECUCION DE OBRA: Estos se utilizan para satisfacer necesidades que eventualmente se presentan en la empresa y en el cual, sin previa fijación de tiempo, el objeto de la prestación del servicio será la misma obra ejecutada, es decir, con la realización del objeto concluye el servicio y por ende la contratación misma.

 

Es importante que el lector tenga claro que, en una contratación por servicios se debe evitar la presencia de indicios¹ que permitan aplicar la presunción de laboralidad en atención de lo previsto en el párrafo 2° del artículo 18 del Código de Trabajo, y que pueden ocasionarle una contingencia legal al empresario en este caso litigio, al invocarse un contrato de servicios frente a una prestación que reviste características propias de una relación laboral.  

 

Estos indicios a los que nos referimos son de sumo cuidado, esto por cuanto los mismos no solo no deben estar presentes en el contrato suscrito por las partes, sino que, del todo no deben evidenciarse en la realidad de la prestación entre el CONTRATISTA y el EMPRESARIO, pues de manifestarse algunos de ellos, en caso de litigio y con aplicación del Principio de Primacía de la Realidad²,  el juez podrá considerar dicha relación como laboral, con las consecuencias que esto le genera al empresario. 

 

Así entonces para que este tipo de prestaciones correspondan en la práctica a lo estipulado mediante la contratación escrita como contrato de prestación de servicios, la contratación del CONTRATISTA NO puede contar con los siguientes elementos:

 

a)Prestación personalísima del servicio, y pago a título personal.

b)Sujeción a una jornada de trabajo y horario de trabajo.

c)Periodicidad en el pago, y asignación de un monto fijo.

d)Continuidad en la prestación del servicio.

e)Sujeción a supervisión, dirección y fiscalización por parte de representantes de la empresa –incluye sujeción a políticas y procedimientos de la empresa, así como el cumplimiento de órdenes y directrices y aplicación del régimen disciplinario-.

f)Exclusividad en la prestación del servicio.

g)Permanencia física en las instalaciones de la empresa.

h)Asignación de puesto de trabajo y uso de los recursos humanos y equipos de la empresa.

i)Uso de tarjetas de presentación a nombre de la empresa.

j)Uso carnet de identificación de la empresa.

k)Asignación de una cuenta de correo electrónico de la empresa.

l)Participación en las actividades propias del personal regular de la empresa –asociación solidarista, fiesta navideña, etc.-

m)Trato propio del personal regular de la empresa –médico de empresa, bonificación en diciembre, préstamo de dinero, etc.-.

n)Ejecución de una actividad que constituye el giro habitual y principal del negocio.

 

Por esa razón, siempre se recomienda que la contratación de servicios esté respaldada por:

 

• Un cartel con las condiciones de la contratación, el cual se entregará a los potenciales proveedores interesados.
• Invitación a distintos oferentes para que coticen por el servicio a contratar.  
• Inscripción en el Registro de Proveedores de la EMPRESA. La inscripción en el registro conlleva la demostración de la experiencia previa, la acreditación de los profesionales con que cuenta, la disponibilidad horaria para brindar el servicio, y las actividades que conlleva el servicio a ofertar.
• Selección de la oferta idónea, conforme los términos de referencia de la invitación que ustedes enviaron a los potenciales proveedores.
• Cumplimiento de los requisitos internos para proveedores.
• Firma de contrato por servicios.
• Fiscalización de la ejecución del contrato de servicios para garantizarse que la realidad coincide con la materialidad de lo firmado.

 

En todos los casos, será esencial que el proveedor de servicios cumpla con aspectos básicos como:

 

a.Estar inscrito como patrono jurídico en la CCSS. En caso de persona física como trabajador independiente.

b.Estar inscrito y tener la póliza de RT vigente ante el INS –como persona jurídica o como trabajador independiente-.

c.Presentar cada vez que sea requerido la certificación de patrono al día o de trabajador independiente al día de la CCSS y presentar la orden patronal vigente.

d.Presentar constancia del INS de la cobertura y vigencia de la póliza de RT.

e.Presentar documentos idóneos que comprueben que el personal que prestará servicios en la empresa ya fue reportado al INS de previo al inicio de sus labores.

f.Presentar los contratos de trabajo del personal.

g.Presentar los comprobantes de pago del salario del personal.

 

Estos y otros aspectos puntuales más siempre serán necesarios para su tranquilidad.

 

No olvide acudir a sus asesores especializados en materia laboral, cada vez que realice una contratación de servicios personales, porque muchos han sido los casos de abogados, administradores, contadores, médicos, regentes, transportistas, agentes vendedores y distribuidores, comisionistas, artistas, y personal de servicios varios (peones, guardas, cuidadores, constructores, chamberos), que han sido declarados como relación laboral. Recuerde que el contrato escrito no lo es todo, ya que no interesa lo que las partes le pongan, sino la realidad de la prestación del servicio y eso es lo que más debe cuidar.