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Cambios que se han dado en el sector de apoyo de oficina
Consejos para aplicar a una plaza en el área apoyo de oficina
Información básica que debe tener un Currículum para el área apoyo de oficina
Las tareas realizadas por secretarias, asistentes de oficina, mensajeros, digitadores, recepcionistas, entre otros cargos del sector de apoyo de oficina, son fundamentales para las actividades administrativas de toda empresa y la funcionalidad de la misma. Actualmente las oportunidades de empleo de estas áreas son bastantes amplias y generan gran demanda entre los países latinoamericanos. Por su parte, cerca del 80% de las instituciones costarricenses emplean a más de una persona que se encarga de las gestiones administrativas o de auxiliar el cargo de presidentes, jefes o profesionales importantes dentro de las compañías.
Cambios en el sector de apoyo de oficina
El sector de apoyo de oficina a nivel mundial ha pasado por muchos cambios significativos en la última década esto debido a la aparición de nuevas tecnologías de comunicación, dispositivos tecnológicos más avanzados para realizar el trabajo y programas computacionales qué manejar para ejercer los roles. Hoy en día las exigencias de los profesionales que conforman esta área laboral han aumentado y son más complejas al mismo tiempo. El mayor requerimiento dentro de este campo es el manejo de la computadora y los diversos software de administración de información como: hojas de cálculo, programas estadísticos, bases de datos, redacción de documentos, actas y reportes, creación de presentaciones, entre otros. Al uso de la computadora se le suma el manejo de otro tipo de aparatos necesarios para las tareas administrativas como fax, impresores, escáneres y fotocopiadoras.
Todas estas transformaciones han hecho del sector un área más competitiva entre profesionales, obligándolos a prepararse más y realizar estudios técnicos que los especialicen en las actividades propias del manejo administrativo en una oficina. Ahora la preparación que reciben los trabajadores del sector es más completa, se les enseña cómo potencializar sus conocimientos según las demandas y necesidades que poseen las empresas. Además, ya estando contratados suelen mantenerse en constante capacitación para que sus habilidades estén actualizadas y acordes a exigencias emergentes.
El área de apoyo de oficina es una de las mayores generadoras de empleos a nivel regional. Para el caso de Estados Unidos los puestos de asistentes administrativos y secretarias conformaban aproximadamente 4.3 millones de trabajos en el año 2008, posicionándose en la lista de las principales ocupaciones que aportan a la economía norteamericana. Así, se contabilizó que solo los cargos de secretarias ejecutivas y asistentes de oficina eran alrededor de un millón 594 mil 400. Todo ello demuestra cómo las oportunidades laborales en el sector van aumentando y representando una puerta abierta para quienes se encuentren interesados en encontrar empleo en este campo.
Consejos para aplicar a una plaza en el área apoyo de oficina
Como se venía mencionando, la competitividad dentro de apoyo de oficina se ha acrecentado. Ahora, para calificar en un puesto de trabajo de entre toda la competencia, resulta fundamental saber promover las características laborales del trabajador de la forma más estratégica posible. Un primer acercamiento del empleado con la empresa de su interés es a través de su currículum vitae. Es ese el pase que le da la oportunidad de ser contratado. Pero para que eso sea posible, debes preocuparte por elaborar un currículum que llame la atención de quien lo revisa y que lo convenza de que eres tú ese empleado que andan buscando.
Como trabajador emprendido en la misión de encontrar empleo, necesitas de una carta de presentación que resalte tus mayores habilidades y tus virtudes laborales en concordancia con lo que buscan las instituciones de este sector. Para procurar que tu currículum sea eficiente debes hacer lo siguiente:
· Indagar sobre qué es lo que buscan las empresas del área de apoyo de oficina.
· Verificar y analizar cuáles de esas características específicas posees para incluirlas a la hora de redactar tu currículum.
· Considerar cuál de toda la experiencia laboral y conocimientos que tienes serán determinantes para ser un buen prospecto al trabajo de tu interés, también para tomarlos en cuenta en tu currículum.
· Buscar un modelo de currículum adecuado a tu caso profesional particular. Si posees mucha experiencia y has realizado múltiples procesos de aprendizaje en el área, debes saber cómo organizar la información de forma llamativa.
· Redactarlo: colocando la información personal pertinente; cuidando la ortografía y el ritmo de lo que escribes; mencionando completamente tus estudios y experiencia laboral; incluyendo un listado de cualidades profesionales acodes al cargo al que aspiras; colocando referencias claves que den veracidad a lo que has expresado.
Información básica que debe tener un Currículum para el área apoyo de oficina
Como una pequeña orientación hacia las habilidades y capacidades que deben ir en tu currículum vitae dirigido al sector de apoyo de oficina están las siguientes (recuerda que podrás incluir solo aquellas que realmente posees):
· Redacción de documentos administrativos como informes, reportes, actas, etcétera; con buena escritura, ortografía e ideas claras.
· Habilidad de comunicación verbal y escrita con los públicos internos y externos de la institución (compañeros y clientes).
· Conocimiento amplio en aplicaciones informáticas: Excel, Power Point, Word, redes sociales, programas de edición, otros.
· Dominio de procesos de publicación, administración y gestión de proyectos, edición de archivos, elaboración de hojas de cálculos y manejo de bases de datos.
· Dominio de idioma inglés (y otros si los posees) en un nivel avanzado-intermedio-básico (según sea tu caso).
· Organización de documentación, archiveros o estantes con textos administrativos.
· Búsqueda de documentos o información de carácter legal o técnico.
· Funciones de soporte, manejo de correo electrónico institucional.
· Elaboración y seguimiento de agenda: eventos, reuniones, juntas, citas, viajes.
· Atención de llamadas entrantes y transferencia de estas al área que corresponden. También realización de llamadas (salientes) relacionadas con las labores administrativas solicitadas: contacto con clientes, proveedores, empresas aliadas para pactar reuniones, notificar datos relevantes, recopilar información.
· Administración de recursos y material de la oficina, acomodamiento de salones para reuniones, atención a clientes y visitantes en general.
Dentro de las características del perfil que deben poseer los trabajadores del área están:
· Amabilidad, cordialidad, respeto y buena presentación.
· Resolutivo, ágil, con facilidad para planificar.
· Organizado, meticuloso, disciplinado, ordenado y coordinado.
· Puntual con los horarios y con la entrega de trabajo asignado, cumplido y comprometido con la organización.
Autor: Tecoloco Costa Rica
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